Dragi antreprenori și angajatori,
Pregătirea pentru un control din partea Inspectoratului Teritorial de Muncă (ITM) este esențială pentru a evita sancțiunile din partea legii. În acest newsletter, vom aborda câțiva pași importanți care vă pot ajuta să fiți pregătiți pentru un eventual control ITM.
- Regulamentul intern – când este obligatoriu?
Regulamentul intern este un document esențial util în gestionarea relațiilor de muncă și devine obligatoriu dacă aveți cel puțin 10 salariați. Acesta trebuie să cuprindă prevederi clare privind organizarea muncii, regulile de conduită, disciplina la locul de muncă, măsuri de protecție a muncii, drepturi și obligații ale angajaților și angajatorului, precum și alte dispoziții prevăzute de legislație. Lipsa acestui act sau întocmirea incompletă poate atrage sancțiuni din partea ITM.
- Contractul colectiv de muncă – în ce condiții este necesar?
Contractul colectiv de muncă este obligatoriu pentru firmele care au minimum 21 de angajați. Acesta reglementează condițiile de muncă, salariile, timpul de lucru, concediile, precum și alte drepturi și obligații între angajator și salariați. În lipsa unui astfel de contract, ITM poate considera că nu sunt respectate anumite drepturi ale angajaților, ajungând în cele din urmă la sancțiuni.
Atenție! Este important dacă nu aveți contract colectiv, să se înceapă negocierea acestuia. Începerea negocierii poate fi justificată prin documente.
- Decizia de numire și completarea REVISAL
Este esențial să aveți o decizie de numire pentru persoana desemnată să completeze și să administreze Registrul General de Evidență a Salariaților (REVISAL). Această decizie trebuie să fie emisă în scris, specificând atribuțiile persoanei respective. Dacă nu aveți persoana nominalizată și certificată, aveți posibilitatea de a contracta o firmă autorizată în acest sens. Este o variantă externalizată și foarte practicată. Completarea corectă și la timp a REVISAL este imperios necesară pentru a evita amenzile din partea ITM. Conform legii, orice modificare a contractelor de muncă trebuie înregistrată în termen de 20 de zile lucrătoare, iar orice angajare sau încetare a contractului trebuie raportată cu cel puțin o zi înainte de eveniment. Sunt multe termene care trebuie respectate pentru înregistrarea in Revisal și acestea sunt prevăzute în Hotărârea de Guvern privind înregistrarea în Revisal.
- Dosarul de personal – ce trebuie să conțină?
Fiecare angajat trebuie să aibă un dosar de personal complet, conform cerințelor ITM. Iată ce ar trebui să includă minim dosarul fiecărui angajat:
- Contractul individual de muncă (CIM) semnat de ambele părți;
- Actele de studii și calificare;
- Copia actului de identitate;
- Certificat medical la angajare;
- Cerere de angajare
- Fișa de post
- Decizii și acte adiționale (măriri de salariu, modificări contractuale etc.);
- Adeverințele de concedii medicale sau de odihnă
Este recomandat să verificați periodic dosarele de personal pentru a vă asigura că acestea conțin toate documentele necesare.
- Înregistrarea corectă și la timp în REVISAL
Unul dintre cele mai frecvente motive pentru care firmele sunt sancționate în urma controalelor ITM este legat de erorile sau întârzierile în actualizarea REVISAL. Este vital ca toate informațiile să fie corecte, iar modificările să fie înregistrate în termenul prevăzut de lege. Orice întârziere sau eroare poate atrage amenzi substanțiale.
- Întocmirea corectă a actelor
Pentru a preveni problemele în cazul unui control ITM, toate documentele și actele de muncă trebuie întocmite corect și respectând legislația în vigoare. Contractele de muncă, deciziile, actele adiționale, fișele de post trebuie să fie clare, fără omisiuni, și semnate de ambele părți sau doar de una dintre părți daca este un acord unilateral și legea permite acest lucru.
Recomandare: Efectuați periodic un audit intern al documentelor pentru a identifica eventualele nereguli și pentru a le corecta înainte de a fi verificate de autorități.
Prin implementarea corectă a regulamentului intern, a contractului colectiv de muncă, prin completarea la timp a REVISAL și prin menținerea dosarelor de personal actualizate, veți putea trece cu succes peste orice verificare. Vă recomandăm să colaborați cu un specialist în legislația muncii pentru a vă asigura că toate aceste aspecte sunt gestionate corect și în timp util.
Pentru mai multe informații și sfaturi utile ne puteți contacta la adresa contact@targethr.ro pentru consultanță în resurse umane și legislația muncii!
Cu gânduri bune,
Echipa Target Human Resources