Bun venit la o nouă ediție a articolului nostru! 😊
 

În activitatea de HR, suspendarea contractului individual de muncă (CIM) este una dintre cele mai frecvente operațiuni administrative, dar și una dintre cele mai sensibile din perspectiva controalelor ITM. Deși, în practică, suspendările par simple operațiuni în REGES, acestea trebuie susținute de documente clare, temei legal și respectarea termenelor de transmitere.
Mai mult, există situații delicate ‒ precum absențele nemotivate sau neprezentarea salariatului la locul de muncă ‒ unde angajatorii fac frecvent greșeli procedurale care pot genera litigii sau sancțiuni.
 

Ce înseamnă suspendarea CIM

Conform art. 49 din Codul muncii, suspendarea contractului individual de muncă are ca efect suspendarea prestării muncii de către salariat și suspendarea plății drepturilor salariale de către angajator.
Totuși, suspendarea nu înseamnă dispariția tuturor obligațiilor dintre părți. În anumite situații, obligațiile privind confidențialitatea, protecția datelor sau predarea documentelor și echipamentelor pot continua și pe perioada suspendării.
Un aspect esențial este faptul că, pe perioada suspendării, salariatul nu poate presta activitate. În caz contrar, situația poate fi considerată muncă nedeclarată.
 

Ce înseamnă suspendarea CIM
Suspendarea de drept ‒ art. 50 Codul muncii

Aceasta intervine automat, în baza legii, fără acordul părților. Cele mai întâlnite situații sunt:

• concediul medical;
• concediul de maternitate;
• carantina;
• forța majoră;
• expirarea unor avize necesare exercitării profesiei.

În aceste cazuri, suspendarea trebuie susținută prin documente justificative precum certificat medical, acte administrative sau documente emise de autorități.
 

Suspendarea la inițiativa salariatului ‒ art. 51 Codul muncii

Apare atunci când salariatul solicită suspendarea contractului. Cele mai frecvente situații sunt:

• concediul pentru creșterea copilului;
• concediul paternal;
• concediul pentru formare profesională;
• participarea la grevă.

În practică, este necesară:

• cererea scrisă a salariatului;
• documentul justificativ;
• decizia de suspendare emisă de angajator.

Legea nr. 140/2023 a introdus și un nou caz de suspendare pentru persoanele care desfășoară activitate ca asistent maternal sau asistent personal profesionist.
 

Suspendarea la inițiativa angajatorului ‒ art. 52 Codul muncii

Angajatorul poate dispune suspendarea doar în situațiile expres prevăzute de lege, precum:

• șomajul tehnic;
• controlul judiciar;
• suspendarea autorizațiilor necesare exercitării activității;
• absențele nemotivate.

Aici apare una dintre cele mai sensibile situații din practică: salariatul care nu se mai prezintă la muncă și nu oferă explicații.
 

Ce face angajatorul când salariatul nu se mai prezintă la muncă

Mulți angajatori consideră că simpla lipsă de la serviciu permite încetarea imediată a contractului sau suspendarea automată. În realitate, situația trebuie gestionată foarte atent procedural.
În cazul absențelor nemotivate, angajatorul trebuie să poată demonstra:

• lipsa salariatului;
• încercările de contactare;
• convocarea la cercetarea disciplinară;
• respectarea procedurii disciplinare.

În practică, documentația minimă ar trebui să includă:

• pontaje sau rapoarte de prezență;
• note interne privind absențele;
• corespondența transmisă salariatului;
• convocarea la cercetarea disciplinară;
• proces-verbal privind neprezentarea;
• decizia de suspendare, dacă regulamentul intern permite suspendarea pentru absențe nemotivate;
• eventual, decizia de sancționare sau concediere disciplinară.

Convocarea la cercetarea disciplinară

Atunci când salariatul lipsește nemotivat, angajatorul nu poate aplica direct sancțiunea disciplinară fără efectuarea cercetării disciplinare prealabile.
Convocarea trebuie să conțină în mod clar:

• obiectul cercetării;
• data, ora și locul întrevederii;
• dreptul salariatului de a formula apărări și de a fi asistat.

Este recomandat ca documentul să fie transmis cu dovadă de comunicare:

• prin curier;
• scrisoare recomandată cu confirmare;
• e-mail, dacă există dovada utilizării acestuia în relația de muncă.

Dacă salariatul nu se prezintă la convocare fără motiv obiectiv, cercetarea poate continua în lipsă, însă angajatorul trebuie să poată demonstra că procedura a fost respectată corect.
 

Suspendarea pentru absențe nemotivate

Conform Codului muncii, contractul poate fi suspendat în cazul absențelor nemotivate, dacă această posibilitate este prevăzută în contractul colectiv de muncă aplicabil, regulamentul intern sau politicile interne ale angajatorului.
Aici apar frecvent probleme în controalele ITM:

• lipsa prevederii exprese în regulamentul intern;
• suspendarea operată fără documente justificative;
• lipsa dovezii privind absențele.

Practic, REGES-ul trebuie să reflecte exact situația juridică existentă și să fie susținut de documente reale.
 

Înregistrarea suspendării în REGES

Conform HG nr. 905/2017, suspendarea contractului individual de muncă se transmite în REGES cel târziu în ziua anterioară producerii efectelor, pentru majoritatea cazurilor de suspendare.
Există însă și excepții prevăzute de lege. De exemplu:

• în cazul concediilor medicale, transmiterea se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării certificatului medical la angajator;
• în cazul suspendării pentru absențe nemotivate, transmiterea se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării.

Încetarea suspendării se transmite, de regulă, cel târziu în ziua anterioară reluării activității de către salariat.

Una dintre cele mai frecvente greșeli constatate în practică este transmiterea tardivă în REGES sau lipsa documentelor justificative care stau la baza suspendării.
 

Ce documente trebuie să existe în dosarul de suspendare

Indiferent de tipul suspendării, angajatorul trebuie să poată demonstra legalitatea măsurii.
În mod uzual, dosarul ar trebui să conțină:

• documentul justificativ;
• decizia de suspendare;
• dovada transmiterii în REGES;
• documentele privind încetarea suspendării;
• dovada comunicării către salariat.

În cazul absențelor nemotivate, este recomandat să existe și întreaga documentație disciplinară aferentă.
 

Suspendarea contractului individual de muncă nu este doar o formalitate administrativă, ci o procedură care trebuie tratată cu atenție atât din perspectivă juridică, cât și operațională.
O documentație incompletă sau o suspendare operată greșit poate genera sancțiuni ITM și litigii de muncă dificil de gestionat.
👉 Dacă vrei să fii la curent cu noutățile din HR și legislația muncii, te așteptăm cu drag și la următoarele articole. Rămâi aproape de noi pentru informații utile și actualizate.

Cu recunoștință,

Echipa TARGET HR ✨

Ne găsiți și pe alte platforme sociale ⬇️