Bun venit la o nouă ediție a articolului nostru! 😁
În ediția de astăzi discutăm despre un subiect esențial pentru toate companiile: tranziția la REGES-Online, sistemul unic de evidență a salariaților, și ultimele clarificări privind modul de completare și conformare. Guvernul a decis să prelungească termenul limită pentru înscrierea pe platformă și transmiterea datelor până la 31 decembrie 2025. Această prevedere ajută companiile care nu au reușit să finalizeze procedura până la termenul inițial stabilit 30 septembrie, evitând astfel amenzile și oferindu-le mai mult timp pentru a se conforma.
Ce trebuie să știe angajatorii în acest moment?
Schimbarea nu se rezumă doar la o simplă mutare tehnică a datelor. REGES-Online adaugă noi câmpuri (gradul de handicap, nivelul de educație, repartizarea programului de lucru, locul muncii ‒ fix sau mobil etc.), ceea ce impune angajatorilor să analizeze cu atenție contractele actuale.
Este esențial să se țină cont de următoarele aspecte:
- Registrul are caracter declarativ, nu constitutiv de drepturi. Informațiile transmise trebuie înregistrate cu data la care au dobândit efect juridic, și nu cu data actuală a introducerii în sistem;
- Dacă un angajat are emis un certificat de handicap în 2024, înregistrarea sa în REGES trebuie să indice această dată pentru a nu genera situații fictive;
- Dacă nivelul studiilor a fost condiție pentru angajare, data de referință este cea a angajării sau a promovării într-o funcție nouă.
În cazul în care contractele nu includ în mod expres aspectele necesare (de exemplu, programul de lucru inegal, telemunca sau loc de muncă mobil), opțiunea este de a regulariza sistemul printr-un act adițional, mai degrabă decât prin completarea formală a acestuia în sistem. Abia ulterior aceste informații sunt înregistrate în REGES, împreună cu data la care intră în vigoare.
Accesul în platformă: schimbări majore
O altă problemă care a stârnit îngrijorări este accesul pe platformă. Spre deosebire de Revisal, REGES-Online nu mai necesită un „contul de firmă” cu user și parolă.
Accesul este exclusiv individual, prin:
- ROeID (identitatea digitală gratuită emisă de stat);
- certificat digital calificat (cea mai stabilă opțiune pe termen lung);
- cont temporar creat la ITM (valabil doar 30 zile, pentru tranziție).
După autentificare, utilizatorul trebuie să solicite accesul la registrul angajatorului. Aici avem două situații: dacă ești sau nu reprezentant legal și dacă firma este sau nu înregistrată la ONRC. Dacă firma este înregistrată la ONRC si ești și reprezentant legal sau administrator, accesul se face foarte ușor. Daca nu ești reprezentant legal sau nu este firma înregistrată la ONRC, accesul se face un pic mai greu, deoarece se solicită documente justificative semnate electronic; în caz contrar, cererea poate fi refuzată.
Impactul real pentru angajatori
Noua metodă obligă, în esență, companiile să efectueze o examinare juridică a contractelor, pe lângă digitalizarea informațiilor. Contractele trebuie să fie corelate cu standardele Codului muncii, iar REGES devine o imagine fidelă a realității.
Aceasta implică:
- verificarea și corectarea clauzelor lipsă prin acte adiționale;
- înregistrarea în REGES cu datele reale, corespunzătoare momentului în care drepturile și obligațiile au intrat în vigoare;
- gestionarea atentă a accesului și a responsabilităților prin autentificare individuală și delegare.
Tranziția la REGES-Online reprezintă mai mult decât o simplă schimbare tehnică. Este momentul să ne aliniem la cerințele actuale de transparență și conformitate, precum și o șansă de a actualiza contractele la zi și de a preveni riscurile în cazul unui control.
Respectarea termenului de 31 decembrie 2025 este obligatorie, iar perioada suplimentară trebuie folosită pentru conformare, nu pentru amânare.
Cu recunoștință,
Echipa TARGET HR ✨
Ne găsiți și pe alte platforme sociale ⬇️
LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/target-human-resources/posts/?feedView=all
Facebook: https://www.facebook.com/profile.php?id=100087267435465
Grup Facebook „Cariera Ta”: https://www.facebook.com/groups/2310778509201763?locale=ro_RO
Instagram: https://www.instagram.com/target_hr_ro/
TikTok: https://www.tiktok.com/@targethr
