Bun venit la o nouă ediție a articolului nostru! 😁
Astăzi vom vorbi despre unul dintre cele mai importante documente în gestionarea relațiilor de muncă: actul adițional la contractul individual de muncă (CIM). În ciuda utilizării sale pe scară largă în domeniul Resurselor Umane, multe companii fie îl utilizează în exces, fie nu îl utilizează suficient, fie îl utilizează în moduri care nu sunt permise de lege.
În acest articol, oferim explicații clare și profesionale cu privire la momentele în care trebuie încheiat actul adițional, când poate fi folosit doar ca o opțiune și când nu ar trebui utilizat deloc.
Când este obligatoriu actul adițional?
De fiecare dată când un aspect important al contractului individual de muncă este modificat, trebuie să se semneze un act adițional. În această categorie intră funcția, locul muncii, durata contractului, programul de lucru, compensația sau structura remunerației. De asemenea tot aici se încadrează și introducerea clauzelor speciale, precum mobilitatea, confidențialitatea, neconcurența sau telemunca – care trebuie introduse tot prin act adițional (daca nu au fost introduse direct in contract initial).
În realitate, fiecare trecere al unui angajat într-o altă funcție, chiar dacă titulatura se modifică doar ușor, necesită o revizuire a contractului de muncă. În mod similar, orice modificare a programului de lucru, cum ar fi trecerea de la un program fix la unul inegal, trebuie formalizată în prealabil printr-un adițional semnat. Și orice ajustare salarială, fie că este vorba de o creștere, de implementarea unui bonus permanent sau de reorganizarea componentei fixe/variabile, trebuie documentată într-un document semnat înainte de aplicare.
Legislația este extrem de clară: nu se poate efectua nicio modificare cu caracter juridic obligatoriu fără semnarea unui act adițional care să fie semnat de ambele părți.
Când este opțional și totuși util?
În anumite cazuri, actul adițional poate oferi claritate și protecție atât angajatorului, cât și angajatului, chiar dacă nu este necesar din punct de vedere legal. Într-adevăr există anumite cazuri în care legea nu impune un adițional, însă experiența a demonstrat că acesta poate elimina numeroase ambiguități. De exemplu, dacă un angajat preia temporar noi sarcini fără a-și modifica funcția oficială, consemnarea acestui acord ar putea contribui la prevenirea conflictelor viitoare. În mod similar, includerea bonusurilor unice sau a accesului la noi servicii într-un adițional ar putea ajuta la diferențierea între avantajele permanente și cele temporare.
În aceste circumstanțe, actul adițional servește ca un acord suplimentar, documentând și prevenind eventuale erori.
Când NU se folosește actul adițional?
Actul adițional nu este necesar în următoarele situații:
- corectarea unor erori materiale (nume, date personale, date administrative);
- actualizări sau clarificări care nu modifică nicio clauză contractuală propriu-zisă;
- informările obligatorii privind securitatea și sănătatea în muncă, protecția datelor sau politicile interne;
- decizii unilaterale ale angajatorului privind organizarea internă, atunci când nu afectează contractul;
- documente interne care privesc procese, fluxuri de lucru sau proceduri, nu clauze contractuale.
În toate aceste situații, contractul rămâne neschimbat, iar utilizarea actului adițional ar adăuga doar birocrație inutilă.
Actul adițional nu este un formular de completare generală, ci un instrument strict dedicat modificării contractului de muncă.
Cum decidem dacă este necesar actul adițional?
Criteriile sunt clare: dacă schimbarea modifică în mod real conținutul contractului, actul adițional este obligatoriu; dacă schimbarea explică, completează sau reglementează aspecte administrative, fără a afecta clauzele din CIM, atunci alte documente sunt suficiente.
În realitate, tehnica corectă este revizuirea formei textuale a CIM și identificarea corectă a elementelor afectate de modificare. HR este responsabil pentru determinarea diferenței dintre o „modificare contractuală” și „informații administrative” pentru a elimina documentația inutilă sau lipsa unor acte care sunt obligatorii.
Actul adițional este un document esențial în gestionarea relațiilor de muncă și trebuie utilizat cu rigoare. Folosit corect, el protejează atât angajatorul, cât și salariatul, asigurând un cadru contractual clar și actualizat. Folosit greșit, creează ambiguități, birocrație inutilă și riscuri legale.
În esență, valoarea sa vine din înțelegerea momentului potrivit: când este necesar, când este doar util și când nu are ce căuta în procesul administrativ.
Cu recunoștință,
Echipa TARGET HR ✨
Ne găsiți și pe alte platforme sociale ⬇️
